IT auslagern oder intern lösen: die Rechnung, die den Ausschlag gibt

Die Frage kommt selten als Frage. Sie kommt als Rechnung für eine Lizenz, die niemand mehr zuordnen kann, als halber Tag Stillstand, oder als Kündigung der Person, die «sich mit dem Zeug auskennt». Erst danach setzt sich jemand hin und rechnet.

Dieser Beitrag nimmt die Rechnung vorweg. Er beantwortet nicht, was Managed IT umfasst — das steht auf der Seite zu Managed IT. Er beantwortet die Frage davor: Ab wann ist intern teurer als extern, und woran erkennst du den Punkt, bevor er dich einholt.

Die drei Schwellen

Es gibt keine Mitarbeiterzahl, ab der Auslagern «richtig» wird. Es gibt drei Schwellen, und keine davon hat mit Grösse zu tun.

Erste Schwelle: Die IT hat keinen Besitzer. In vielen Betrieben macht sie jemand nebenbei — die Person, die sich am besten auskennt. Das trägt, bis diese Person in den Ferien ist, kündigt oder ihr eigentliches Gebiet vernachlässigt. Wer die interne Zuständigkeit nicht benennen kann, hat sie nicht; er hat eine Gewohnheit.

Zweite Schwelle: Ein Stillstand kostet mehr als ein Monat Betreuung. Diese Schwelle lässt sich ausrechnen, und der Rechenweg steht weiter unten.

Dritte Schwelle: Niemand kann vier Fragen beantworten. Welche Geräte sind im Einsatz. Welche Lizenzen laufen. Wer hat Zugriff worauf. Wann wurde zuletzt eine Sicherung zurückgespielt — nicht erstellt, zurückgespielt. Bleiben diese vier Fragen im Raum stehen, ist das kein Wissensproblem. Es ist die Abwesenheit von Betrieb.

Der Rechenweg, der den Ausschlag gibt

Die meisten Vergleiche stellen den Monatsbetrag eines Dienstleisters gegen ein Teilzeitpensum. Das ist die falsche Gegenüberstellung, weil sie nur die geplante Seite zeigt.

Rechne stattdessen mit vier Zahlen aus deinem Betrieb:

1 · Was ein Ausfalltag kostet. Nimm die Zahl der Personen, die ohne das zentrale System nicht arbeiten können, mal ihren durchschnittlichen Tagesansatz. Addiere, was in diesem Tag nicht ausgeliefert oder nicht verrechnet wird. Diese Summe ist die Untergrenze, nicht der Schaden — Termine, die verschoben werden, kommen nicht alle zurück.

2 · Wie oft es dich im Jahr trifft. Nicht die grossen Vorfälle: die halben Tage. Ein Postfach, das nicht synchronisiert. Ein Drucker, den niemand mehr findet. Zähle die letzten zwölf Monate ehrlich durch.

3 · Was die interne Lösung wirklich bindet. Nicht das Pensum auf dem Papier, sondern die Stunden, die tatsächlich in IT gehen — und zwar bei der Person, die sie nebenbei macht. Diese Stunden fehlen in ihrem eigentlichen Gebiet, und dort sind sie meistens teurer.

4 · Was du an Bereitschaft brauchst. Eine interne Person hat Ferien und wird krank. Wenn dein Betrieb ausserhalb von 08:00 bis 18:00 arbeitet oder eine Störung am Samstag nicht bis Montag warten kann, ist das eine eigene Position — intern zahlbar nur über eine zweite Person.

Zahl 1 mal Zahl 2, plus Zahl 3, plus Zahl 4. Liegt das Ergebnis über zwölf Monatsbeträgen einer externen Betreuung, ist die Frage beantwortet. In den Betrieben, mit denen wir rechnen, liegt der Punkt fast immer früher, als sie vorher angenommen haben — nicht weil die Betreuung günstig wäre, sondern weil Zahl 2 unterschätzt wird.

Warum wiederkehrende Störungen der eigentliche Massstab sind

Es gibt einen Test, der ohne jede Zahl auskommt: Wenn dieselbe Störung dreimal im Quartal auftritt, was ändert sich?

Wird nach Aufwand abgerechnet, ändert sich nichts. Sie wird ein viertes Mal behoben, und jede Behebung ist eine korrekt erbrachte Leistung. Das ist kein Vorwurf an den Dienstleister, es ist die Anreizlage.

Wird für einen Zustand bezahlt, ist die Wiederholung selbst der Auslöser. Sie führt zur Ursache, weil die vierte Behebung auf Kosten des Anbieters ginge. Deshalb sinkt die Zahl der Tickets in einer funktionierenden Betreuung über die Monate, statt konstant zu bleiben — und deshalb ist die Ticketkurve die ehrlichste Kennzahl, die du verlangen kannst.

Was der Wechsel in den ersten Wochen wirklich bedeutet

Nicht neue Software. Eine Bestandsaufnahme: Geräte, Konten, Lizenzen, Zugänge, Sicherungen, Netzwerk. Diese Liste gibt es in den meisten Betrieben nicht, und ihr Fehlen ist der Grund, warum jede Störung teuer beginnt — mit Suchen.

Danach wird aufgeräumt, bevor etwas angeschafft wird. Konten von Personen, die nicht mehr da sind. Berechtigungen, die mit einer Rolle mitgewachsen sind, die es nicht mehr gibt. Lizenzen für Werkzeuge, die niemand mehr öffnet. In fast jeder Umgebung, die wir übernehmen, bezahlt dieser Schritt einen Teil der Betreuung.

Ein grosser Teil davon hängt an einer einzigen Plattform, wenn du Microsoft nutzt — Identität, Postfach, Gerät. Was in der Lizenz schon steckt und in den meisten Betrieben brachliegt, ist in Microsoft 365 für KMU aufgeschlüsselt; Einrichtung und Absicherung stehen unter Microsoft 365 und Intune.

Wo Betrieb aufhört und Schutz anfängt

Diese Grenze wird oft verwischt, in beide Richtungen. Sie lässt sich sauber ziehen.

Teil des Betriebs sind Updates, Berechtigungen, Geräteverwaltung und eine Sicherung, deren Rückspielen geübt ist. Diese vier sind keine Sicherheitsprodukte, sie sind Hygiene — und sie schliessen den grössten Teil dessen, was in übernommenen Umgebungen tatsächlich offen steht.

Eine eigene Leistung ist der Schutz vor Angriffen: Netzwerktrennung, Endgeräteschutz, Mail-Sicherheit, Überwachung auf Auffälligkeiten, Vorfallbehandlung. Bei ALPENIQ liegt das bei IT-Security und nicht in der Betreuung — getrennt ausgewiesen, damit sichtbar bleibt, was du kaufst.

Warum die Grenze überhaupt zählt: Ein Anbieter, der Sicherheit vollständig in die Pauschale einrechnet, verspricht entweder mehr, als die Pauschale trägt, oder er meint damit nur die Hygiene. Beides solltest du wissen, bevor du unterschreibst.

Welche Lücken in kleineren Umgebungen am häufigsten offen stehen und in welcher Reihenfolge man sie schliesst, steht ausführlich in Cyber Security für KMU. Sicherung und Wiederherstellung gehören zu Backup und Cloud.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Wer eine Verletzung der Datensicherheit hat, muss sie nach Art. 24 des revidierten Datenschutzgesetzes dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten melden, sobald daraus ein hohes Risiko für die betroffenen Personen entsteht. Melden kann nur, wer weiss, was passiert ist — und das weiss nur, wer vorher protokolliert hat. Die Meldepflicht ist damit auch eine Anforderung an den Betrieb, nicht nur an die Juristerei.

Was du vor der Unterschrift fragen solltest

Nicht nach dem Preis. Nach der Struktur des Preises — sie sagt mehr aus als die Zahl.

Was ist enthalten, was wird zusätzlich verrechnet? Insbesondere Vorfälle ausserhalb der Bürozeiten und Projekte wie Umzüge oder Migrationen.

Woran bemisst sich der Betrag — an Personen, Geräten oder Systemen? Die drei Zahlen entwickeln sich unterschiedlich, wenn du wächst. Ein Betrieb mit vielen Geräten pro Person zahlt bei der falschen Bezugsgrösse doppelt.

Was passiert bei einem Ausfall, konkret? Bis wann meldet sich jemand, bis wann ist er dran, und wer entscheidet, was zuerst wieder läuft. Eine Reaktionszeit ohne Priorisierungsregel ist eine halbe Zusage.

Wem gehört die Dokumentation? Zugänge, Passwörter, Netzplan, Lizenzen — alles davon muss ohne den Anbieter les- und übernehmbar sein. Sonst kaufst du keine Betreuung, sondern eine Abhängigkeit.

Wie sieht der Ausstieg aus? Kündigungsfrist, Übergabeform, Datenherausgabe. Wer den Ausstieg sauber regelt, rechnet damit, dass du bleibst, weil es passt — nicht, weil du nicht kannst.

Ein Angebot, das diese fünf Fragen beantwortet, ist vergleichbar. Eines, das nur einen Monatsbetrag nennt, ist es nicht.

Fazit

Auslagern ist keine Frage der Betriebsgrösse, sondern eine Zuständigkeitsfrage mit einem Rechenweg dahinter. Der Punkt ist erreicht, wenn die Summe aus Ausfalltagen, gebundener interner Zeit und benötigter Bereitschaft zwölf Monatsbeträge übersteigt — und er liegt meistens früher, weil die halben Tage niemand mitzählt.

Der ehrlichste Test bleibt die dritte Schwelle. Wenn du die vier Fragen nicht beantworten kannst, hat der Wechsel bereits begonnen, nur unbemerkt.

Wie der beschriebene Umfang in einem realen Betrieb aussieht — Firewall, Arbeitsplätze, Identitäten, Sicherung und Support unter einer Verantwortung —, haben wir an einem Betrieb offengelegt, den wir selbst verantworten. Bewusst kein Kundenmandat vom freien Markt, und genau das steht auch dort.

Was ALPENIQ im IT-Betrieb übernimmt, steht auf ALPENIQ IT. Wenn du deine vier Zahlen zusammen hast und wissen willst, was sie bedeuten, bring sie in ein kostenloses Strategiegespräch mit — dreissig Minuten, und am Ende eine klare Aussage, ob sich ein Wechsel für dich rechnet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann lohnt sich IT-Auslagerung für ein KMU?

Wenn die Summe aus Ausfallkosten, intern gebundener Zeit und benötigter Bereitschaft zwölf Monatsbeträge einer externen Betreuung übersteigt. Die Betriebsgrösse ist der falsche Massstab — entscheidend ist, ob die IT einen benannten Besitzer hat und ob jemand sagen kann, welche Geräte, Lizenzen und Zugriffe im Einsatz sind.

Wie rechne ich die Kosten eines IT-Ausfalls aus?

Personen, die ohne das zentrale System nicht arbeiten können, mal ihren Tagesansatz, plus was an diesem Tag nicht ausgeliefert oder nicht verrechnet wird. Diese Summe ist die Untergrenze. Multipliziert mit der Zahl der Vorfälle der letzten zwölf Monate — inklusive der halben Tage, die im Rückblick niemand mitzählt — ergibt sie die Zahl, die den Vergleich trägt.

Verliere ich die Kontrolle, wenn ich die IT einem Dienstleister übergebe?

Nur, wenn die Dokumentation beim Anbieter bleibt. Zugänge, Netzplan, Lizenzen und Passwörter gehören dir und müssen jederzeit ohne ihn les- und übernehmbar sein. Wer das vertraglich festhält, lagert Arbeit aus und behält die Entscheidung. Wer es nicht tut, tauscht ein Problem gegen eine Abhängigkeit.

Welche Reaktionszeit ist bei einer IT-Störung realistisch?

Wichtiger als die Zahl ist, was sie umfasst. Frag nach drei Zeitpunkten statt nach einem: bis wann sich jemand meldet, bis wann jemand tatsächlich daran arbeitet und wer entscheidet, welches System zuerst wieder läuft. Eine Reaktionszeit ohne Priorisierungsregel sagt wenig — im Ernstfall stehen mehrere Dinge gleichzeitig still.

Was übernimmt ALPENIQ, wenn wir den IT-Dienstleister wechseln?

Wir nehmen die Umgebung auf, räumen Konten, Berechtigungen und Lizenzen auf und setzen Überwachung, Updates, Geräteverwaltung und Sicherung so auf, dass sie ohne Zutun laufen. Danach führen wir den Betrieb weiter, mit festem Ansprechpartner und einem regelmässigen Bericht darüber, was passiert ist und was ansteht. Der Schutz vor Angriffen läuft als eigene Leistung daneben, damit sichtbar bleibt, was er umfasst.