Exchange Online
Kurz erklärt
Exchange Online ist der Mail-Dienst von Microsoft 365. Er betreibt Postfächer, Kalender und Kontakte in der Cloud, filtert eingehende Post und regelt, wer auf welches Postfach zugreift. Er ist in praktisch jedem Microsoft-365-Plan für Unternehmen enthalten.
Was er übernimmt
Den Betrieb. Kein eigener Mailserver, keine Wartungsfenster am Wochenende, keine Frage mehr, ob das Postfach beim Stromausfall erreichbar ist. Dazu Filterung von Werbung und Schadpost.
Ausserdem die Zugriffslogik: Stellvertretungen, gemeinsame Postfächer, Weiterleitungen. Genau die Fälle, die auf einem eigenen Server erfahrungsgemäss niemand sauber dokumentiert hat.
Was er ausdrücklich nicht ist
Eine Sicherung. Microsoft betreibt den Dienst hochverfügbar, aber Verfügbarkeit ist nicht dasselbe wie Wiederherstellbarkeit: Wer eine Mail vor acht Monaten gelöscht hat, findet sie im Papierkorb nicht mehr.
Wer Mail als Geschäftsakte behandelt — und in vielen Betrieben ist sie genau das —, braucht dafür eine eigene Sicherung mit definierter Aufbewahrungsdauer.
Der Fehler, der am meisten kostet
Weiterleitungen, die niemand mehr kennt. Eine automatische Weiterleitung nach draussen ist der unauffälligste Weg, auf dem Post ein Unternehmen verlässt — und der häufigste Überrest eines Angriffs.
Sie gehört regelmässig geprüft, nicht einmalig. Dasselbe gilt für Postfachberechtigungen, die bei jedem Rollenwechsel dazukommen und bei keinem verschwinden.
Wie wir damit umgehen
Wir richten Postfächer, Regeln und Berechtigungen so ein, dass sie nachvollziehbar bleiben — und prüfen die Weiterleitungen als festen Punkt, nicht auf Zuruf.
Betrieb und Absicherung: Microsoft 365 und IT-Security.
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