SharePoint
Kurz erklärt
SharePoint ist die Ablage, auf der Microsoft 365 aufsetzt: der Ort, an dem die Dateien eines Teams liegen, statt auf einem Laufwerk im Keller oder im Postfach einzelner Leute. Jede Datei hat eine Adresse, eine Versionsgeschichte und eine Berechtigung. Wer in Teams eine Datei ablegt, legt sie in Wahrheit in SharePoint ab — Teams ist die Oberfläche, SharePoint der Speicher darunter.
Der Unterschied zu OneDrive, und warum er zählt
OneDrive ist deine Ablage, SharePoint die des Teams. Technisch ist beides dieselbe Maschine; unterschiedlich ist, wem die Dateien gehören, wenn jemand geht.
Genau daran scheitert es im Alltag: Liegt die Offertvorlage im OneDrive der Person, die kündigt, verschwindet sie mit dem Konto. Liegt sie in SharePoint, bleibt sie, wo sie ist. Die Frage «privat oder gemeinsam» ist deshalb keine Ordnungsfrage, sondern eine Frage der Verfügbarkeit.
Der häufigste Irrtum
Dass eine Migration den Ordnersalat aufräumt. Sie tut das Gegenteil: Wer eine gewachsene Laufwerkstruktur eins zu eins nach SharePoint kopiert, hat danach denselben Salat mit längeren Pfaden und einer Suchfunktion, die ihn sichtbar macht.
Die Reihenfolge, die trägt: zuerst entscheiden, welche Teams es gibt und wer worauf zugreift — dann migrieren. Das ist Arbeit vor dem Werkzeug, und sie ist der Grund, warum zwei Betriebe mit derselben Lizenz völlig verschiedene Ergebnisse bekommen.
Wo die Daten liegen — die Schweizer Frage
Microsoft betreibt seit 2019 Rechenzentren in der Schweiz (Regionen Zürich und Genf), und für Microsoft 365 lässt sich der Speicherort der Kerndaten auf die Schweiz festlegen. Ob das für deinen Mandanten nötig ist, hängt vom Datentyp ab, nicht vom Bauchgefühl.
Rechtlich gibt das DSG keinen Ort vor, sondern ein Schutzniveau: angemessene technische und organisatorische Massnahmen (Art. 8 DSG, SR 235.1). Die Auslagerung an einen Anbieter ist zulässig, nimmt dir die Verantwortung aber nicht ab (Art. 9 DSG). «Liegt in der Schweiz» ist damit ein Argument, kein Freischein.
Wie wir damit umgehen
Wir richten die Struktur vor der Migration ein und binden Berechtigungen an Gruppen, nicht an Personen — sonst wird jede Rechteänderung zur Einzelfallarbeit. Details bei Microsoft 365 und Modern Workplace.
Der häufigste Auftrag lautet nicht «migriert uns zu SharePoint», sondern «wir finden unsere eigenen Dateien nicht mehr».
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