Power Automate für KMU: wo die enthaltene Lizenz endet

Die interessante Frage bei Power Automate ist nicht, was der Dienst kann. Sie ist, wo er aufhört.

Denn er läuft in den meisten Betrieben längst mit. Wer Microsoft 365 bezahlt, hat ihn lizenziert — und merkt das oft erst, wenn ein fertig gebauter Ablauf beim Speichern nach einer zusätzlichen Lizenz fragt.

Diese Grenze liegt nicht dort, wo die meisten sie vermuten. Sie hat nichts mit der Komplexität des Ablaufs zu tun und nichts mit der Zahl der Schritte. Sie hängt an zwei Dingen: an welche Anwendung du andockst und wie oft der Ablauf läuft.

Beides lässt sich vorher nachsehen, bevor jemand Zeit investiert. Genau darum geht es hier.

Was in der Microsoft-365-Lizenz schon enthalten ist

Microsoft nennt das eine «seeded license» — ein Nutzungsrecht, das an einem anderen Produkt hängt. Wer eine Microsoft-365-Lizenz hat, bekommt Power Automate nicht als eigenes Produkt, sondern als Beigabe mit klar beschriebenem Umfang.

Enthalten ist: Cloud-Flows mit Standardconnectors, unbegrenzt in der Zahl. Ein Cloud-Flow ist ein Ablauf, der in der Microsoft-Cloud läuft — ausgelöst von einer Mail, einem Zeitplan, einem neuen Eintrag in einer Liste.

Was ein Standardconnector abdeckt

Die Standardliste ist grösser, als der Name vermuten lässt. Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive, Excel, Planner, Forms und To Do gehören dazu — also praktisch das ganze Microsoft-365-Inventar, das ein KMU ohnehin täglich benutzt.

Damit sind die Abläufe abgedeckt, die im Alltag am meisten Zeit fressen: Mailanhänge ablegen, Freigaben einholen, Fristen überwachen, Formulareingaben in eine Liste schreiben. Wer nur innerhalb von Microsoft 365 automatisiert, zahlt dafür nichts extra.

Wer wissen will, welche Funktionen im Abonnement sonst noch unangetastet liegen: Das haben wir für die Microsoft-365-Funktionen im KMU und für die Sicherheitsregeln in Business Premium separat aufgeschrieben.

Die erste Grenze: der Connector, nicht die Funktion

Nicht enthalten sind Premium-Connectors und eigene Connectors. Das ist die Linie, an der es kostenpflichtig wird — und sie verläuft quer durch Anwendungen, die sich für ein KMU völlig normal anfühlen.

Premium sind unter anderem: SQL Server, Dataverse, Salesforce, HTTP-Aufrufe an eine beliebige Schnittstelle, die meisten Fremdsysteme. Sobald ein Ablauf das eigene CRM oder eine Branchensoftware anfassen soll, ist die Grenze in aller Regel überschritten.

Das ist der Punkt, an dem Automatisierung im KMU meistens hängen bleibt: nicht am Können, sondern daran, dass die interessanten Daten ausserhalb von Microsoft 365 liegen. Wie man die Systeme dahinter überhaupt zusammenbringt, ist eine eigene Frage — sie hängt an Datensilos zwischen ERP und CRM, nicht am Automatisierungswerkzeug.

Die Ausnahme, die selten passt

Es gibt eine: Ein Ablauf mit Premium-Connector ist auch ohne Zusatzlizenz erlaubt, wenn er «in-context» ist — also fest an die Anwendung gebunden, aus der das Nutzungsrecht stammt, etwa eine Power App oder Dynamics 365. Ein eigenständiger Ablauf fällt nicht darunter.

Für ein KMU ohne Power Apps ist diese Ausnahme damit meist keine.

Die zweite Grenze: Aktionen pro Tag

Jeder Schritt in einem Ablauf zählt als Aktion — auch das Setzen einer Variablen, auch ein fehlgeschlagener Versuch, auch jede Wiederholung. Microsoft nennt das «Power Platform Requests» und deckelt sie pro 24 Stunden.

Die offiziellen Werte, Stand September 2026:

Dazu kommt eine Schranke von 100'000 Anfragen in fünf Minuten, die unabhängig von der Lizenz gilt.

Der Widerspruch, den man kennen sollte

Diese Zahlen werden derzeit nicht durchgesetzt. Microsoft schreibt, alle Organisationen befänden sich in einer «transition period», in der grosszügigere Werte gelten: statt 6'000 je Benutzer sind es 10'000 je Ablauf, statt 40'000 sind es 200'000.

Im selben Dokument steht aber der Satz: *«Build your cloud flows based on official limits.»* Und für das Ende dieser Übergangszeit nennt Microsoft kein Datum — nur die Bedingung, dass die Verbrauchsberichte allgemein verfügbar sein müssen, plus sechs Monate.

Wer heute gegen 10'000 plant, plant also gegen eine Zahl, die mit sechs Monaten Vorlauf auf 6'000 fallen kann. Das ist kein Grund zur Panik, aber ein Grund, den Verbrauch zu kennen, statt ihn zu schätzen — er ist im Power-Platform-Admin-Center je Ablauf ablesbar.

Was eine Lizenz kostet, wenn du eine brauchst

Schweizer Listenpreise, ohne Mehrwertsteuer, bei jährlicher Abrechnung:

Premium ist die Benutzerlizenz: Sie gibt einer Person alle Connectors, 40'000 Aktionen täglich und einen betreuten RPA-Bot. Process ist die Kapazitätslizenz: Sie hängt nicht an einer Person, sondern an einem einzelnen Ablauf oder einer Maschine.

Wann welche günstiger ist

Der Unterschied ist keine Geschmacksfrage, sondern eine Rechnung. Eine Process-Lizenz kostet ungefähr so viel wie zehn Premium-Lizenzen.

Sie lohnt sich trotzdem in einem konkreten Fall: wenn ein Ablauf von vielen Personen ausgelöst wird. Denn ein Ablauf mit Process-Lizenz darf Premium-Connectors verwenden, unabhängig davon, welche Lizenz die auslösende Person hat. Ein Freigabeprozess, den fünfzig Mitarbeitende anstossen, braucht damit eine Lizenz statt fünfzig.

Zwei Bedingungen dazu, die in der Praxis oft übersehen werden: Der Ablauf muss in einer Lösung liegen, und bis zu zehn Process-Lizenzen lassen sich auf demselben Ablauf stapeln. Alternativ teilen sich bis zu 25 Abläufe in einer Flow-Gruppe die 250'000 Aktionen.

RPA: der Teil, den fast alle unterschätzen

Neben Cloud-Flows gibt es Desktop-Flows — Automatisierung, die Maus und Tastatur bedient, für Programme ohne Schnittstelle. Für alte Branchensoftware ist das oft der einzige Weg.

Hier ist die Lizenzlage strenger, als sie aussieht:

• Betreut (attended), also unter Aufsicht auf dem eigenen Rechner: in Premium enthalten, ein Bot je Lizenz.
• Unbetreut (unattended), also nachts von allein: in Premium nicht enthalten. Dafür braucht es eine Process-Lizenz.

Ein nützliches Detail am Rande: Die Ausführung eines Desktop-Flows verbraucht keine Power-Platform-Anfragen. Die Tagesgrenzen oben gelten für Cloud-Flows.

Womit ein KMU tatsächlich anfängt

Der erste Schritt ist keine Anschaffung, sondern eine Bestandsaufnahme. Die nützliche Frage lautet nicht «was liesse sich automatisieren», sondern: welcher wiederkehrende Handgriff kostet uns jede Woche Zeit und läuft vollständig innerhalb von Microsoft 365?

Alles, was diese zweite Bedingung erfüllt, ist bereits bezahlt.

Drei Abläufe, die fast immer tragen

• Rechnungseingang: Mail mit Anhang kommt an, Anhang landet strukturiert in SharePoint, die Buchhaltung bekommt eine Meldung.
• Freigaben: Antrag über ein Formular, Genehmigung per Klick in Teams, Ergebnis in einer Liste — statt einer Mailkette, die niemand mehr rekonstruieren kann.
• Fristen: ein Zeitplan prüft täglich eine Liste und meldet, was in vierzehn Tagen abläuft. Verträge, Zertifikate, Wartungstermine.

Keiner dieser drei braucht einen Premium-Connector. Alle drei laufen deutlich unter 6'000 Aktionen am Tag.

Woran es in der Praxis scheitert

Selten an der Technik. Fast immer an zwei organisatorischen Dingen.

Der Ablauf gehört einer Person

Ein Cloud-Flow läuft unter dem Konto seines Besitzers und nutzt dessen Aktionskontingent. Verlässt diese Person den Betrieb, steht der Ablauf still — meist an einem ungünstigen Tag. Wer Abläufe baut, die zählen, legt sie in eine Lösung und gibt ihnen mehr als einen Eigentümer.

Niemand merkt, wenn ein Ablauf scheitert

Ein fehlgeschlagener Durchlauf meldet sich standardmässig nur beim Besitzer, per Mail, zwischen allem anderen. Ein Ablauf ohne vereinbarte Reaktionszeit ist ein Ablauf, auf den sich niemand verlassen sollte — dieselbe Logik wie bei einem Service-Level-Agreement im IT-Betrieb.

Wo Power Automate an seine Grenze kommt

Es ist ein Werkzeug für Abläufe zwischen bestehenden Systemen. Es ist kein Ersatz für eine Anwendung.

Wenn ein Ablauf mehr als etwa dreissig Schritte braucht, in viele Verzweigungen zerfällt oder eine eigene Datenhaltung mitbringt, ist die Frage nicht mehr «welcher Connector», sondern ob es Standardlösung oder eigene Software sein soll. Ein Ablauf, den nur noch sein Erbauer versteht, ist teurer als die Handarbeit, die er ersetzt hat.

Und wo Entscheidungen statt Regeln gefragt sind — Text verstehen, einordnen, formulieren —, endet die Regellogik ohnehin. Das ist das Gebiet von KI-Agenten mit Systemzugriff, nicht von Wenn-Dann-Ketten. Welche Prozesse sich davon abgesehen heute lohnen, haben wir in zwölf konkreten Beispielen durchgerechnet.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

1. Nachsehen, was schon lizenziert ist. In Power Automate unter Einstellungen, «Meine Lizenzen anzeigen».
2. Einen Ablauf bauen, der nur Standardconnectors braucht. Er kostet nichts und beweist den Nutzen.
3. Den Verbrauch messen, bevor der zweite dazukommt.
4. Erst dann lizenzieren — und dabei prüfen, ob Premium je Person oder Process je Ablauf günstiger ist.
5. Neunzig Tage testen: Die Testlizenz enthält Premium-Connectors sowie betreutes und unbetreutes RPA, ohne Kaufentscheid.

Wer diese Reihenfolge umdreht und mit dem Lizenzkauf beginnt, bezahlt für Fähigkeiten, deren Bedarf noch niemand belegt hat.

Fazit

Power Automate ist in den meisten Schweizer KMU bereits bezahlt und weitgehend ungenutzt. Was fehlt, ist selten Budget — meistens fehlt die Kenntnis, wo genau die enthaltene Fassung endet.

Sie endet an zwei prüfbaren Stellen: beim ersten Premium-Connector und bei 6'000 Aktionen pro Tag und Benutzer. Alles davor ist eine Konfiguration. Alles danach ist eine Rechnung, die sich vorher aufstellen lässt.

Wer beides kennt, entscheidet über Automatisierung nicht mehr aus dem Bauch, sondern anhand von zwei Zahlen aus dem eigenen Betrieb. Wie das im grösseren Rahmen aussieht, zeigt unsere Prozessautomatisierung — und ob der Betrieb dafür überhaupt eigene IT-Kapazität braucht, ist eine Frage der Rechnung, nicht der Betriebsgrösse.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist Power Automate in Microsoft 365 wirklich kostenlos enthalten?

Ja, in einem klar umrissenen Umfang: unbegrenzt viele Cloud-Flows mit Standardconnectors, offiziell gedeckelt bei 6'000 Aktionen pro Benutzer und Tag. Premium-Connectors, eigene Connectors und unbetreutes RPA sind nicht enthalten. Kurzfassung im Glossar: Power Automate.

Was kostet Power Automate in der Schweiz?

Power Automate Premium kostet CHF 12.10 je Benutzer und Monat, Power Automate Process CHF 121.50 je Bot und Monat, jeweils bei jährlicher Abrechnung und ohne Mehrwertsteuer (Microsoft-Listenpreise, Stand September 2026). Der Preis im eigenen Konto kann abweichen, wenn er über einen Partner läuft.

Woran erkenne ich, dass ein Ablauf eine Zusatzlizenz braucht?

Am Connector. Power Automate kennzeichnet Premium-Connectors in der Auswahlliste mit einem Vermerk, und der Prüfschritt beim Speichern meldet die fehlende Lizenz. Der zweite Auslöser ist die Aktionszahl — sichtbar im Power-Platform-Admin-Center je Ablauf und Tag.

Lohnt sich eine Process-Lizenz für ein kleines Unternehmen?

Nur in einem Fall: wenn ein einzelner Ablauf von vielen Personen genutzt wird oder unbetreut laufen muss. Bei rund zehn Premium-Lizenzen je Process-Lizenz ist die Schwelle klar — darunter ist Premium je Person günstiger.

Was macht ALPENIQ dabei?

Wir sehen zuerst nach, was im bestehenden Abonnement bereits enthalten ist, und bauen den ersten Ablauf darin. Lizenzen kommen erst ins Gespräch, wenn der Bedarf gemessen ist — nicht davor.