Power Automate
Kurz erklärt
Power Automate ist der Automatisierungsdienst von Microsoft. Er verbindet Anwendungen und führt Abläufe selbständig aus: Eine Mail mit Anhang kommt an, der Anhang landet in SharePoint, eine Freigabe geht raus, und nach der Zustimmung wird ein Listeneintrag ergänzt. In den meisten Microsoft-365-Plänen ist er bereits enthalten.
Warum er unterschätzt wird
Weil er schon da ist. Wer Microsoft 365 nutzt, hat Power Automate meist bereits lizenziert und sucht trotzdem nach einem Automatisierungswerkzeug. Der erste sinnvolle Schritt ist deshalb keine Anschaffung, sondern eine Bestandsaufnahme: Was können wir mit dem, was wir bezahlen, schon tun?
Die Grenze verläuft bei den Premium-Konnektoren. Alles innerhalb der Microsoft-Welt und viele Standarddienste sind enthalten; Verbindungen zu fremden Datenbanken oder eigenen APIs brauchen eine Zusatzlizenz je Person oder je Ablauf.
Wofür er taugt – und wofür nicht
Er taugt für Abläufe mit klaren Regeln und überschaubarem Volumen: Freigaben, Benachrichtigungen, Dateiablage, wiederkehrende Listen, das Übertragen von Formulardaten. Genau die Arbeit, die heute jemand von Hand macht, weil sie zu klein für ein Projekt und zu häufig zum Ignorieren ist.
Er taugt nicht als Ersatz für eine Anwendung. Wer Geschäftslogik in fünfzig verschachtelte Bedingungen legt, hat Software gebaut – nur ohne Versionierung, ohne Tests und ohne jemanden, der sie in zwei Jahren noch versteht. Ab da ist ein internes Werkzeug das ehrlichere Mittel.
Der Fehler, der am meisten kostet
Automatisieren, bevor der Ablauf stimmt. Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller falsch – und schwerer zu korrigieren, weil ihn danach niemand mehr im Kopf hat.
Die Reihenfolge ist immer dieselbe: aufschreiben was heute passiert, streichen was überflüssig ist, und erst dann automatisieren was übrig bleibt. Meist fällt in Schritt zwei mehr Arbeit weg als in Schritt drei.
Wie wir damit umgehen
Wir bauen Automatisierungen dort, wo sie messbar Zeit sparen, und benennen offen, wo sie das nicht tun. Ein Ablauf, der zwei Minuten im Monat spart, kostet mehr Wartung als er bringt.
Vorgehen und Beispiele: Prozessautomation. Enthält die Automatisierung ein Urteil statt einer Regel, gehört sie zu den AI Agents – dort ist die Freigabe durch einen Menschen ein Pflichtschritt.
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