Datenbank
Kurz erklärt
Eine Datenbank ist eine Ablage, die Daten strukturiert hält und mehreren Personen gleichzeitig Zugriff gibt, ohne dass sie sich gegenseitig überschreiben. Sie kennt Beziehungen zwischen Einträgen — ein Auftrag gehört zu einem Kunden, eine Position zu einem Auftrag — und kann darüber Fragen beantworten, die in einem Tabellenblatt Handarbeit wären.
Woran du die Grenze von Excel merkst
An drei Zeichen, und sie treten meist gemeinsam auf: Die Datei heisst «final_v3_neu», zwei Personen können nicht gleichzeitig arbeiten, und dieselbe Kundenadresse steht in vier Dateien unterschiedlich.
Der Auslöser ist nicht die Zeilenzahl, sondern die Gleichzeitigkeit. Ein Tabellenblatt ist ein Dokument — es gehört im Zweifel einer Person. Eine Datenbank ist ein gemeinsamer Zustand, und genau das braucht ein Betrieb, sobald mehr als einer schreibt.
Der häufigste Irrtum
Dass eine Datenbank ein Programm ist, das man aufmacht. Sie ist der Unterbau; was man bedient, ist eine Anwendung darüber. Ein CRM oder ein ERP sind Anwendungen mit einer Datenbank darunter — die Datenbank selbst sieht niemand.
Der zweite Irrtum betrifft die Sicherung: Eine Datenbank lässt sich nicht sinnvoll kopieren, während sie läuft. Wer sie wie eine Datei sichert, hat im Ernstfall eine Kopie, die auf halbem Stand steht. Wie eine geprüfte Sicherung aussieht, steht unter Backup.
Was in der Schweiz dazukommt
Sobald Personendaten darin liegen — und Kundenadressen sind Personendaten —, gelten die Pflichten des DSG: angemessene technische und organisatorische Massnahmen (Art. 8 DSG, SR 235.1) und die Beschränkung des Zugriffs auf das Nötige.
Praktisch heisst das zweierlei: Nicht jede Person braucht Zugriff auf jede Tabelle, und Löschfristen müssen umsetzbar sein. Eine Datenbank, aus der sich einzelne Personendaten nicht gezielt entfernen lassen, wird bei einem Löschbegehren zum Problem.
Wie wir damit umgehen
Wir entwerfen das Datenmodell vor der Oberfläche — was falsch strukturiert abgelegt ist, lässt sich später nur mit Datenmigration korrigieren. Umsetzung bei Interne Werkzeuge und Web-Apps.
Der häufigste Auftrag beginnt nicht mit «wir brauchen eine Datenbank», sondern mit «wir pflegen dieselbe Liste an drei Orten».
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