RPA
Robotic Process Automation
Kurz erklärt
RPA, Robotic Process Automation, bezeichnet Software, die Arbeitsschritte an der Oberfläche nachahmt: Sie klickt, kopiert, tippt und liest Bildschirme wie ein Mensch, nur ohne Pause. Sie ist die Lösung für Systeme ohne Schnittstelle. Trotz des Namens steckt darin meist keine künstliche Intelligenz, sondern ein aufgezeichneter Ablauf, der genau so lange funktioniert, wie die Oberfläche gleich bleibt.
Der häufigste Irrtum: RPA ist KI
Ein RPA-Bot versteht nicht, was er tut. Er folgt einem aufgezeichneten Pfad: Feld A kopieren, Fenster B öffnen, in Feld C einfügen. Verschiebt ein Update den Knopf, bricht der Ablauf.
Das ist kein Mangel eines bestimmten Produkts, sondern das Prinzip. Künstliche Intelligenz kommt erst ins Spiel, wenn unstrukturierte Eingaben wie E-Mails oder PDFs gelesen werden müssen – und dann als zweiter Baustein, nicht als RPA selbst.
RPA oder Schnittstelle
Die Faustregel ist einfach: Wo es eine [API](/glossar/api) gibt, ist sie besser. Eine Schnittstelle tauscht Daten direkt aus, eine Oberflächenautomation spielt einen Menschen nach, samt seiner Abhängigkeit von jeder Bildschirmmaske.
RPA ist die richtige Wahl, wenn ein System keine Schnittstelle hat oder sie nur gegen viel Geld freischaltet – typischerweise ältere Branchensoftware, Behördenportale oder Webanwendungen von Lieferanten.
Für ein Schweizer KMU
Viele Abläufe laufen hier über Portale, die nie für Automatisierung gebaut wurden: Lieferantenportale, kantonale Onlineschalter, ältere Branchenlösungen. Genau dort kann RPA viel Tipparbeit sparen – vorausgesetzt, jemand ist zuständig, wenn sich eine Maske ändert.
Und wo es moderne Standards gibt, lohnt sich der Blick darauf zuerst: Kontoauszüge liefern Schweizer Banken im Format ISO 20022 (camt.053), das sich direkt einlesen lässt, statt es aus dem E-Banking abzutippen oder abtippen zu lassen.
Wie wir damit umgehen
Wir prüfen zuerst, ob eine Schnittstelle existiert, und automatisieren erst dann über die Oberfläche, wenn es keine gibt. Im Microsoft-Umfeld heisst das Werkzeug dafür Power Automate Desktop, weil es mit dem Rest von Microsoft 365 zusammenspielt.
Jeder Ablauf bekommt eine Überwachung, die meldet, wenn er bricht. Ein Bot, der still scheitert, ist schlimmer als keiner. Das ist Teil unserer Prozessautomation.
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